1- mesurer le degré de confidentialité du document
Avant de partager un document, il faut d’abord en mesurer le degré de confidentialité, et donc s’assurer de pouvoir en garder la maîtrise si cela s’avère nécessaire. Si le document est sensible, alors il faudra verrouiller la diffusion en la restreignant à un public privé, en gérant au mieux les droits offerts (lecture, commentaire, modifications) et en interdisant éventuellement l’ajout de nouveaux contributeurs par les éditeur et les copies réalisées par ces derniers.
2- gérer les droits en partage d’un dossier
Il est plus simple de gérer les droits en partage d’un dossier que de dix fichiers. Il ne faut pas hésiter à en créer autant que nécessaire. Attention néanmoins : un dossier ouvert en partage l’est pour tous les fichiers qu’il contient, y compris ceux que l’on a pu y glisser alors qu’ils n’étaient pas partagés auparavant.
3- vérifier les formules excel du document importé
Après avoir importé un fichier Excel, il faut s’assurer que les fonctions présentes dans les feuilles s’exécutent toujours. Ne pas oublier que les fonctions un peu complexes, les macros et tableaux croisés-dynamiques ne sont pas repris par Sheets.
En règle générale, pour des tableaux simples, il est donc recommandé de les créer directement dans Sheets
4-Relisez donc bien vos documents avant de les partager
Contrairement à Word, si Docs corrige les fautes d’orthographe, il laisse passer toutes les fautes de grammaire. Relisez donc bien vos documents avant de les partager !
5- Les avantages du navigateur Google Chrome
Certaines fonctions pratiques, comme glisser un répertoire de l’explorateur Windows vers Google Drive avec tous ses fichiers, ne peuvent se faire qu’en utilisant le navigateur Chrome. Pensez-y avant d’ouvrir Google Drive si vous en avez besoin.
Chapitre suivant : qu’est-ce que Google Docs, Sheets et Slides ?